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La fabrique de l’archive : le rituel de la collecte des archives

1 Leave a comment on paragraphe 1 0  

2 Leave a comment on paragraphe 2 0 [Texte en cours de modification]

3 Leave a comment on paragraphe 3 0 De ma première rencontre avec le Goût de l’archive d’Arlette Farge, je garde le souvenir puissant de la description de la salle de lecture et de son silence studieux que faisait respecter d’une main de maître la présidente de salle.

4 Leave a comment on paragraphe 4 0 La salle de lecture, seul espace (avec la salle d’exposition) partagé avec le public, est le point de rencontre des archives avec leur(s) public(s), le trait d’union entre l’univers des archivistes et celui des historiens.

5 Leave a comment on paragraphe 5 2 On nous enseigne en effet, dans les formations qui préparent aux métiers des archives, l’importance des flux de circulation dans un bâtiment d’archives et la nécessaire séparation des circuits de cheminement des archives et du public qui ne doivent se croiser sous aucun prétexte, avant leur destination commune qui est la salle de lecture.

6 Leave a comment on paragraphe 6 1 La salle de lecture, lieu de dévoilement des archives, sous le regard bienveillant du président de salle, chargé d’accompagner les archives dans leur traversée (depuis leur repérage et identification dans les instruments de recherche) vers leur dévoilement au public.

7 Leave a comment on paragraphe 7 2 La salle de lecture, lieu de rencontre et de coup de foudre ; Cette rencontre parfois cependant, ne peut avoir lieu. Elle est contrariée : parce que les archives ne sont pas communicables ou leur état sanitaire ne permet pas leur consultation, parce que leur identification et description dans les instruments de recherche est insuffisamment précise voire erronée, parce qu’elles n’ont pas (encore) été classées, parce que tout simplement elles n’ont jamais été confiées aux bons soins des archivistes.

8 Leave a comment on paragraphe 8 0 Nous avons coutume d’utiliser la formule des « 4 C » pour décrire le métier de l’archiviste : : Collecte, Classement, Conservation, Communication. Aux 4C originels on a ajouté les C de Conseil et Création 1)Voir les travaux d’Anne Klein et Yvon Lemay Archives et création : nouvelles perspectives sur l’archivistique, 2014 http://hdl.handle.net/1866/11324

Le goût de la Collecte

9 Leave a comment on paragraphe 9 0 Avant les possibilités de reproduction par numérisation, la Communication trouvait dans la salle de lecture une forme d’apothéose mais c’est d’un autre C que je voudrais explorer, celui de la Collecte.

10 Leave a comment on paragraphe 10 0 Car, être archiviste, c’est justement franchir la frontière matérialisée par la banque d’accueil de la salle de lecture… et remonter le fil généalogique des archives. Pour l’archiviste, que je suis, le lieu de rencontre avec les archives est celui de la Collecte. Pour l’archiviste que je suis devenue, le goût de l’archive est devenu celui du temps de la Collecte.

11 Leave a comment on paragraphe 11 0 Sous l’effet du numérique, la Collecte se transforme. C’est cette (lente) transformation que je me propose d’explorer, à la hauteur de mon expérience, dans la suite de cet article.

12 Leave a comment on paragraphe 12 0 La Collecte est définie dans la littérature professionnelle comme : « Une des missions fondamentales d’un service d’archives consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, et aussi des documents à acheter 2)Voir le dictionnaire de terminologie archivistique : https://www.francearchives.fr/file/4f717e37a1befe4b17f58633cbc6bcf54f8199b4/dictionnaire-de-terminologie-archivistique.pdf».

13 Leave a comment on paragraphe 13 0 Cette définition distingue deux modes de collecte : la collecte « recueil », comme aboutissement d’un patient travail de conviction de l’archiviste, et la collecte « recherche », en mode aventurier.

14 Leave a comment on paragraphe 14 0 La collecte « recueil » est un service producteur qui prend l’initiative de transférer (on dit « verser » dans le vocabulaire professionnel) ses dossiers au service des archives. Ce transfert est accompagné d’un bordereau de versement qui sera le premier Instrument de recherche décrivant les archives.

15 Leave a comment on paragraphe 15 0 La collecte « recueil » est l’heureux aboutissement d’un long et patient processus de pédagogie et d’investissement de l’archiviste auprès du service producteur. Investissement qui se traduit par la co-construction d’outils (tableaux de gestion, référentiels de conservation, charte d’archivage…) permettant au service producteur de repérer parmi la masse des documents qu’il produit ceux qui doivent être versés et quand ils doivent l’être.

16 Leave a comment on paragraphe 16 1 La collecte « recherche » relève d’une toute autre symbolique. Collecte ponctuelle par opposition à la régularité attendue de la collecte « recueil », inopinée, un peu par surprise parfois aussi, elle est hasardeuse et souvent précipitée par un événement : le déménagement d’un service, la fermeture d’une administration, la délocalisation d’une entreprise, la vente d’un bâtiment. C’est généralement une collecte en mode « commando » car c’est une collecte pour la survie des archives au travers de la mise en œuvre de leur processus de patrimonialisation.

17 Leave a comment on paragraphe 17 0 La collecte « recherche » est une aventure où je puise mes plus beaux souvenirs d’archiviste en charge justement de la collecte des archives dites contemporaines, c’est-à-dire postérieures à 1940.

18 Leave a comment on paragraphe 18 0 Une aventure au sens premier du terme parce que les conditions de la collecte sont (souvent) difficiles : lieux difficilement accessibles ou conditions de conservation des archives déplorables (présence de moisissures, de poussière et autres réjouissances).

19 Leave a comment on paragraphe 19 0 Les archives peuvent être entreposées dans des lieux surprenants ou improbables : une pile de pont où nous avions découvert des archives relatives aux ouvrages d’art, une usine désaffectée, un château de la Renaissance. Mais plus généralement, elles le sont dans des caves ou des greniers !

20 Leave a comment on paragraphe 20 0 Des lieux qui sont parfois encore empreints de la brutalité du geste qui a conduit à leur fermeture : les lieux et les archives sont comme suspendus, les tasses de café et les dossiers ouverts encore sur les bureaux, la chaise vide comme si l’occupant du bureau venait à l’instant de quitter la pièce.

21 Leave a comment on paragraphe 21 0 Une aventure humaine enfin. Je garde un souvenir ému de ma rencontre avec des ex-salariés d’une entreprise pour qui la collecte des archives était un geste fort, celui de la transmission d’une histoire, la leur, vouée à disparaître, y compris du paysage même, avec le démantèlement des bâtiments de l’entreprise.

22 Leave a comment on paragraphe 22 1 On est toujours frappé par le silence des lieux. Les archives sont là, « dans leur jus », recouvertes de poussière, parfois depuis d’innombrables années (il m’est arrivé de retrouver des archives remontant au XIXe siècle), comme si le temps s’était arrêté, net.

23 Leave a comment on paragraphe 23 0 L’archiviste est saisi par les archives : des piles de dossiers en équilibre sur des étagères, des feuillets par centaines sur le sol… qu’il va domestiquer, organiser, classer, conditionner.

24 Leave a comment on paragraphe 24 0 C’est alors que le travail d’archéologie débute : repérage des grandes masses, identification des traces que portent les archives comme des stigmates qui nous renseigneront sur leur provenance et maltraitance, marquage des archives pour repérer celles qui ne seront pas versées aux Archives, récolement, conditionnement… Parfois, les conditions ne sont pas réunies pour accomplir ce travail de pré-classement et les archives sont récupérées en vrac (c’est-à-dire en l’état). Le travail d’identification et de sélection est alors remis à plus tard car l’urgence de leur sauvetage prime.

25 Leave a comment on paragraphe 25 1 L’histoire du lieu a aussi son importance : quelles entreprises, quelles administrations l’ont occupé ? L’archiviste se doit de reconstituer l’histoire des archives, l’historique de leur conservation : l’histoire du parcours parfois houleux qui les a conduites en ces lieux où elles reposent, en attendant que la main de l’archiviste ne les réveille. La reconstitution de l’histoire des archives est primordiale car elle renvoie à un des piliers de la pratique archivistique, le principe du respect des fonds. L’archiviste prendra soin de transmettre cette histoire aux futurs lecteurs, en introduction de l’instrument de recherche, même si les introductions sont (trop) rarement lues.

26 Leave a comment on paragraphe 26 0 Ce sont tous les sens qui sont mobilisés dans une opération de collecte : l’œil repère les différentes strates de constitution des fonds d’archives, l’odorat mesure l’humidité du lieu, la main époussette la couverture d’un dossier pour en appréhender le contenu ou rassemble les feuillets épars d’un dossier.

Une collecte (dé)matérialisée

27 Leave a comment on paragraphe 27 1 La collecte d’archives numériques partage avec la collecte d’archives papier de nombreuses caractéristiques : l’abondance et la nécessaire sélection, l’urgence de l’acte de collecter et la possibilité d’une rencontre… pour autant, cela n’a plus rien à voir !

28 Leave a comment on paragraphe 28 0 La masse ne s’appréhende ni ne se mesure de la même façon. Si l’archiviste a bien conscience de la masse que représentent les archives numériques muées en données, cette masse ne le frappe plus par sa matérialité car il ne la prend plus en charge ; cette activité étant celle de l’informatique. Pour autant elle le saisit tout autant et lui donne même le tournis quand il réalise qu’en 10 ans, plus d’un demi-million de versements d’archives numériques ont été effectués !

29 Leave a comment on paragraphe 29 0 On constate également un changement d’échelle dans l’unité de mesure des archives. L’étalon est la boite pour le papier, les boites mises bout à bout formant des Km linéaires. Pour le numérique, l’étalon n’a, me semble-t-il, pas encore été trouvé : Le nombre de fichiers ? ou le volume formé par les fichiers ? Pour le papier, l’archiviste est bien incapable de dire combien de documents sont conservés ; pour les archives numériques, il connaît précisément le nombre de fichiers conservés dans un Système d’archivage électronique. Les archivistes voient souvent d’un mauvais œil les versements de moins d’une dizaine de boites. Aujourd’hui, rien n’interdit d’imaginer des versements constitués d’un seul fichier… et c’est même le cas ! C’est un peu comme si chaque feuillet d’un dossier était versé, les uns à la suite des autres, au fil de l’eau.

30 Leave a comment on paragraphe 30 0 La nécessité de la sélection demeure même si en levant les obstacles liés aux capacités de stockage et en permettant l’exploitation de masses de données toujours plus volumineuses, les progrès technologiques laissent penser qu’on peut garder trace de tout. Les atouts de la technologie doivent être utilisés comme aide et support à la définition et à la mise en œuvre de critères de sélection des archives. Une collecte mieux documentée est sans doute possible avec le numérique.

31 Leave a comment on paragraphe 31 0 Les premiers travaux remontent aux années 2000, avec un exemple emblématique porté par les Archives départementales du Nord et la collecte des dossiers dématérialisés de demandes de titres de séjour des étrangers qui se concluait ainsi : « Le tri sélectif des dossiers a finalement été retenu par analogie à la gestion papier d’une part mais aussi et surtout en raison des possibilités offertes par la combinaison des critères informatiques (…) [qui permet] une sélection pertinente des dossiers par nature que le classement papier autorisait difficilement 3)https://www.persee.fr/docAsPDF/gazar_0016-5522_2015_num_240_4_5281.pdf ».

32 Leave a comment on paragraphe 32 2 Aujourd’hui, on commence à s’appuyer sur le big data pour aider à réaliser l’évaluation et la sélection des données publiques non structurées. C’est le défi porté par le ministère des affaires sociales avec son projet Archifiltre 4)http://archifiltre.com.

33 Leave a comment on paragraphe 33 2 En raison de l’obsolescence des technologies et de la fragilité du numérique, l’urgence de la collecte s’inscrit désormais dans son anticipation : grâce à l’ubiquité du numérique, les données/documents peuvent être versés dans un service d’archives alors même qu’ils sont encore utilisés par le service producteur et être ainsi préservées, par anticipation. La collecte ne se fait plus en différé : elle devient véritablement une étape dans le cycle de vie du document numérique / donnée, au même titre que sa diffusion ou sa publication.

De l’archivistique des fonds à une archivistique des flux

34 Leave a comment on paragraphe 34 5 Dans une certaine mesure, la collecte s’automatise et se fluidifie : les versements arrivent en continu, sous la forme de flux XML, de jour comme de nuit, même en l’absence de l’archiviste. Cette automatisation des versements a comme préalable la fabrication de connecteurs entre les systèmes d’information des services producteurs et le Système d’archivage électronique. Pour pouvoir mettre en œuvre ces connecteurs, il a fallu inventer un nouveau langage, baptisé SEDA pour standard d’échange de données pour l’archivage 5)https://redirect.francearchives.fr/seda/. Par l’entremise des connecteurs, nous pouvons envisager la possibilité de programmer la fréquence et le nombre des versements. L’automatisation des versements fait entrer la collecte elle-même dans le champ du numérique.

35 Leave a comment on paragraphe 35 1 De ponctuelle et aléatoire, la collecte se systématise et s’uniformise. L’archiviste définit la matrice du versement dans un profil de données ou profil d’archivage. A partir de cette matrice, les connecteurs fabriqueront les bordereaux de versement, par extraction des données/documents et métadonnées du système d’information du service producteur. Le Système d’archivage électronique vérifiera quant à lui la conformité du bordereau de versement avec la matrice.

36 Leave a comment on paragraphe 36 0 Cette systématisation permise par la programmation anticipée du processus de versement dans le système d’information du service producteur peut aussi être vu comme une forme de garantie, pour l’historien, de la continuité chronologique des fonds collectés.

37 Leave a comment on paragraphe 37 0 La requalification de certaines données du système d’information du service producteur en métadonnées descriptives du versement, permet un niveau de description beaucoup plus fin des archives auquel les archivistes avaient depuis longtemps renoncé, avec la massification documentaire contemporaine.

Un nouveau répertoire émotionnel

38 Leave a comment on paragraphe 38 0 L’environnement de la collecte a profondément changé. La collecte est comme mise à distance par la technologie : nous avons besoin de l’informatique pour pénétrer au cœur de l’archive, jusqu’à la donnée, le corps de l’archiviste ne suffit plus pour repérer, classer, sélectionner.

39 Leave a comment on paragraphe 39 3 Le goût de l’archive ne joue plus avec le même répertoire émotionnel. C’est un répertoire beaucoup plus « intellectuel » et moins sensible qui s’exprime par exemple par la satisfaction d’avoir compris puis résolu une anomalie, qui empêchait le déroulement sans anicroche du processus de versement. Quant à la possibilité d’une rencontre, c’est sans doute moins la rencontre avec les archives dans une forme de saisissement de l’archiviste (car la collecte est devenue parcellaire et unitaire) que la rencontre (nouvelle) avec le bug informatique !

40 Leave a comment on paragraphe 40 0

References   [ + ]

1. Voir les travaux d’Anne Klein et Yvon Lemay Archives et création : nouvelles perspectives sur l’archivistique, 2014 http://hdl.handle.net/1866/11324
2. Voir le dictionnaire de terminologie archivistique : https://www.francearchives.fr/file/4f717e37a1befe4b17f58633cbc6bcf54f8199b4/dictionnaire-de-terminologie-archivistique.pdf
3. https://www.persee.fr/docAsPDF/gazar_0016-5522_2015_num_240_4_5281.pdf
4. http://archifiltre.com
5. https://redirect.francearchives.fr/seda/
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Source :http://www.gout-numerique.net/table-of-contents/la-fabrique-de-larchive-le-rituel-de-la-collecte-des-archives